بررسی دستورالعمل ثبت آنی مشاهده در قالب پی دی اف چاپ فرستادن به ایمیل
نوشته شده توسط مدیر   
جمعه ، 17 مرداد 1393 ، 19:12

بررسی دستورالعمل نحوه استفاده دفاتر اسناد رسمی از سامانه ثبت الکترونیک اسناد (ثبت آنی)

مقدمه:

دستورالعمل مذکور در تاریخ 23/06/1392 تحت شماره 107626/92 در سازمان ثبت اسناد و املاک کشور ثبت و از تاریخ 26/06/1392 در تمامی دفاتر اسنادرسمی کشور اجرائی شد که مبتنی بر 6 ماده و 8 تبصره می باشد. در مستند صدور دستورالعمل به بند (و) ماده 46 و بند ب ماده 48 و بند (2) ماده 211 قانون برنامه پنج ساله توسعه جمهوری اسلامی ایران و بند ج ماده 12 قانون ارتقا سلامت نظام اداری و مقابله با فساد و نیز ماده 37 قانون مدیریت خدمات کشوری استناد شده است .

جوامع بشری در روند تکامل و شکل گیری خود همواره در صدد بوده که اسرار نهفته در مواد و طبیعت اطراف خود و حتی فراتر از آنرا کشف و برای راحتی خود و تعالی دانش بشری بکارگیرد. بررسی تاریخ تمدن ملل جهان بیانگر این موضوع است که ضمن اختراع ابزار پیشرفته و استفاده از آنها زمان را هم بشر پس انداز کند . بطور مثال اختراع وسایل حمل ونقل موجب شد که بشر برای مسافرت از مکانی به مکان دیگر نیاز به ماهها زمان نداشته باشد حتی در یک شبانه روز می تواند از مکان و محل زندگی خود به هر محل و مکان دیگری کره زمین مسافرت کند .

دستگاه و برنامه های کامپیوتر که اختراع دهه های اخیر بشر می باشد و اکنون جهان به سرعت از این وسیله در تمام زمینه های زندگی و نگهداری اطلاعات و داده های خود استفاده می کند و انواع سخت افزار و نرم افزار کامپیوتر با توجه به نیازهای مردم در حال پیشرفت و تکمیل و تغییر است. افراد و اشخاص حتی در جزئی ترین امور زندگی ضمن حفظ اطلاعات و پردازش داده ها در کمترین زمان می توانند خواسته ها و نیاز های خود از طریق برنامه های کامپیوتر رفع نمایند .

استفاده از اینترنت و رایانه و چاپگر و سایر ابزار پیشرفته در اکثر کشورهای جهان ضمن جلوگیری از ترددها مردم در جامعه و استفاده بهینه افراد از اوقات خود در پیشگیری و مقابله با فساد اداری موثر بوده و جوامع بشری از چند دهه اخیر و هم اکنون در این راستا و به سرعت در حال پیشرفت است در کشور ما نیز در دهه های اخیر استفاده از رایانه و اینترنت و ابزارهای جانبی در انجام امور مربوطه هر شخص یا سازمان و ارگان با استقبال خوبی روبرو بوده و در این راستا قانون گذاران کشور نیز با تصویب قوانینی در جهت الکترونیکی نمودن تبادل اطلاعات و تجارت و امور مالی و بانکی و اداری گامها و اقدامات موثری انجام داده اند . از جمله تصویب قانون تجارت الکترونیک سال 1382 ، ایجاد دفاتر خدمات دولت الکترونیک ، اتوماسیون نمودن مکاتبات اداری در خیلی از بخش های اداری ، تصویب قانون مدیریت خدمات کشوری در سال 1386، تصویب قانون برنامه پنجم توسعه در سال 1390 و همچنین تصویب قانون ارتقای سلامت نظام اداری در سال 1387 و تسهیل و الکترونیکی نمودن استعلامات و ارسال خلاصه معاملات ثبتی و نیز در صدد آنی نمودن ثبت اسناد مردم در دفاتر اسناد رسمی و تسریع در ثبت املاک و اسناد در دفاتر املاک ادارات ثبت مربوطه را می توان نام برد.

پس از بیان مقدمه ی مختصر مفاد و نظر مقنن در مواد و بند های مذکور در دستورالعمل را مورد بررسی قرار داده و امید آن داریم که کاستی ها مرتفع و جامعه ما نیز از تمامی پیشرفته های جهان امروزی در کلیه امور استفاده بهینه بنماید .

متاسفانه برداشت و قرائت از مواد مذکور توسط سازمان ثبت و عمل به مفاد و مندرجات آنها به گونه ایی صورت گرفته که نه تنها مد نظر مقنن تحقق نیافته بلکه بدون انجام زیرساختهای اجرائی وارائه برنامه های شتاب زده، ثبت آنی عملاً به ثبت طولانی تبدیل و نه تنها رضایت مردم و دفاتر اسنادرسمی را فراهم نکرده ، بلکه موجب ایجاد نارضایتی در جامعه به علل مختلف از جمله قطعی اینترنت، قطعی دستگاه POS ، اختلال در سامانه های سازمان ثبت اسناد ( وی پی ان ) و سازمان ثبت احوال، عملاً موجب کندی کار تنظیم اسناد و بعضا" عدم تنظیم و ثبت اسناد مردم شده و در عرض یازده ماه گذشته برنامه های ثبت آنی بهبود نیافته بلکه مشکلات جدیدی نیز حادث شده است. و به بیان دیگر نه تنها مقصود قانون گذاران و خواست جامعه را برآورده ننموده بلکه موجب ایجاد هزینه زیاد برای دفاتر اسناد رسمی و ضررهای اجتماعی شده است .

تکلیف دفاتر اسناد رسمی در اجرای دستورالعمل

در ماده یک دستورالعملی آمده است «سردفتران اسنادرسمی مکلفند از تاریخ 26/06/1392 تنظیم و صدور کلیه اسناد رسمی و امور ثبتی آنرا مطابق این دستورالعمل از طریق سامانه ثبت الکترونیک اسناد به نشانی www.ssar.ir انجام دهند.»

تبصره : «منظور از امور تبعی تنظیم اسناد اقداماتی نظیر فک رهن، فسخ سند، صدور اجرائیه ، عزل وکیل و استعفای وکیل می باشد».

یکی از بندهای مستند دستورالعمل بند ج ماده 12 قانون ارتقاء سلامت نظام اداری و مقابله با فساد مصوب سال 1387 می باشد که بیان میکند «ظرف یکسال شبکه و پایگاه اطلاعاتی مشترک بین دفاتر اسناد رسمی و سازمان ثبت اسناد و املاک کشور را راه اندازی نماید، به نحوی که ثبت و تبادل کلیه وقایع دفاتر اسنادرسمی و سازمان ثبت اسناد و املاک کشور از طریق نظام متمرکز مذکور تسهیل گردد.»

با بررسی مندرجات بند موصوف و نظر مقنن در تصویب این بند معلوم و مشخص است که سازمان ثبت و دفاتر اسناد رسمی که مجموعاً سازمان ثبت اسناد و املاک کشور را تشکیل می دهند و مقرر بود که شبکه و پایگاه اطلاعاتی مشترک بین دفاتر اسنادرسمی (تنظیم کنندگان اسنادرسمی) و سازمان ثبت اسناد و املاک کشور (ثبت کنندگان املاک) راه اندازی شود که کلیه وقایع اتفاقیه در دفاتر اسنادرسمی و سازمان ثبت در پایگاه اطلاعاتی مشترک ثبت و متمرکز شود. اما آنچه اتفاق افتاد، استقرار سرورها و سامانه ثبت الکترونیکی در سازمان ثبت و خلع سلاح سردفتر در تصمیم گیری در تنظیم اسناد و تبدیل سردفتر و مجموعه دفترخانه به اپراتور سازمان ثبت که فقط اسامی طرفین و اعداد و ارقام را وارد سامانه می کند و در انتظار دریافت شناسه و رمز تصدیق می ماند. اگر شانس یاری کند دستگاه POS (پوز) قطع نباشد. سامانه ثبت احوال دچار اختلال نشود، اینترنت قطع نشود، و یا کندی سرعت پیدا نکند و یا VPN وصل باشد و... می شود سندی را که مثلاً قبل از اجرائی شدن ثبت آنی حداکثر در ده دقیقه یا یک ربع می شد تنظیم و ثبت کرد در مدت حداقل یک ساعت و یا بیشتر از آن تنظیم و ثبت نمود ؟!.

غرض قانونگذار از تصویب مواد مذکور تسهیل در تنظیم اسناد و عدم مراجعات مردم به ادارات بود اما در عمل به اصطلاح ثبت آنی نه تنها تسهیلی در روند امور ثبت اسناد به همراه نداشت بلکه موجب مشقت و سختی کارها شده و این نقض غرض است.

از رموز اساسی رشد اقتصادی هر کشوری وجود سرعت در همه عرصه ها است ثبت آنی نه تنها هیچ سرعتی در انجام خدمات دفاتر اسناد رسمی ایجاد نکرده بلکه کاملاً سرعت عملیات دفاتر را کاهش داده است.

عدم اطلاع برنامه نویسان ثبت آنی ، از گستردگی و مراحل و انواع و نحوه تنظیم اسناد در ایران موجب شده که خیلی زیادی از مسائل حقوقی و ثبتی و... در جداول برنامه لحاظ نشود و این امر موجب شده که سردفتران ودفتریاران و کاربران سریعاً به موضوعات مورد نیاز دسترسی پیدا نکنند. درخواست های مکرر ارباب رجوع دفاتر در انجام هر چه سریع تر کار و عدم توانائی برنامه در قبال خواست مراجعان هر روز فشار روانی زیادی را برای سردفتران و کادر دفترخانه ایجاد میکند و اینکه تا چه زمان قابل تحمل خواهد بود خدا میداند.

مخاطب و مجری قوانین مدنظر قانونگذار

در بررسی مواد و بندهای در مقدمه اشاره شد که مد نظر قانون گذار برای اجرای آنها سازمان ثبت اسناد و املاک کشور می باشد که موظف شده در راستای توسعه سامانه یکپارچه ثبت اسناد و املاک نسبت به الکترونیکی کردن تمام مراحل نقل و انتقالات و ثبت اسناد و املاک تا پایان سال دوم برنامه توسعه اقدام نماید. که بند ( و ) ماده 46 قانون برنامه پنجساله پنجم توسعه جمهوری اسلامی ایران بیانگر این موضوع است .

در بند (م) ماده 211 قانون فوق، سازمان ثبت اسناد کشور را مکلف نموده در راستای سامانه یکپارچه ثبت اسناد و املاک و راه اندازی مرکزی ملی داده های ثبتی، نسبت به الکترونیکی کردن کلیه مراحل ثبت معاملات تا پایان سال دوم برنامه اقدام کند به نحوی که امکان پاسخ آنی و الکترونیک به استعلام ثبتی و ثبت انی معاملات با بکار گیری امضای الکترونیکی مطمئن فراهم شود.

موضوع مورد تأکید قانون گذار در بند مذکور ایجاد امکان برای پاسخگویی آنی و الکترونیکی به استعلام ثبتی که صرفاً از اختیار ادارات ثبت است می باشد . ولی عملاً هیچوقت در مدت اجرای ثبت آنی پاسخ آنی به استعلامات دفاتر تحقق و انجام نیافته است.

همچنین در ماده 37 قانون مدیریت خدمات کشوری بیان شده " ارائه خدمات به شهروندان به صورت الکترونیکی و حذف لزوم مراجعه حضوری مردم به دستگاه اجرائی برای دریافت خدمت "

به جرأت میتوان گفت که از هر صد استعلام ارسالی به ادارات ثبت در بیش از 80 درصد آنها اداره ثبت مربوطه کپی سند ، شناسنامه و کارت ملی مالک و مراجعه حضوری مالک برای مستندسازی و ارائه اصل سند مالکیت و... را درخواست می کنند و ارباب رجوع دفاتر حضورا" به ادارات ثبت مربوطه مراجعه می نمایند .

چنانچه بیان شد در تمام موارد مخاطب قانونگذار سازمان ثبت اسناد و املاک کشور می باشد. موظف شده مواد و بندهای ذکر شده در قوانین را اجرا و عملی سازد .

اما برای دفاتر اسناد رسمی تکلیفی ایجاد یا پیش بینی نشده تنها در بند ج ماده 12 قانون ارتقاء سلامت نظام اداری و مقابله با فساد دفاتر اسنادرسمی مورد خطاب قانونگذار قرار گرفته که بیان شده ظرف یکسال شبکه و پایگاه اطلاعاتی مشترک بین دفاتر اسنادرسمی و سازمان ثبت اسناد و املاک کشور را راه اندازی می نماید، به نحوی که ثبت و تبادل کلیه وقایع دفاتر اسنادرسمی و سازمان ثبت اسناد و املاک کشور از طریق نظام متمرکز مذکور تسهیل گردد.

در بند مذکور سازمان ثبت اسناد و املاک موظف به راه اندازی پایگاه اطلاعاتی مشترک بین دفاتر اسنادرسمی و سازمان ثبت از زمان تصویب قانون به مدت یکسال بوده، آنچه اتفاق افتاده راه اندازی پایگاهی در سازمان ثبت با برنامه ایی که توسط برنامه نویسان منتخب سازمان و بدون دسترسی سران دفاتر اسناد رسمی و یا کانون سردفتران و دفتریاران به آن پایگاه ، بودن (وی پی ان) VPN انحصاراً در اختیار سازمان، و تبدیل دفاتر اسنادرسمی به اپراتور سازمان که ملزم به تنظیم اسناد براساس برنامه ایی هستند که سازمان ارائه می نماید. نرم افزار برنامه ها ابتدائی و با کمترین تخصص حقوقی و ثبتی به گونه ائی طراحی و نوشته شده که نه تنها پاسخگو و رافع مشکلات انواع اسناد مردم نیست بلکه هرگونه خلاقیتی را از سردفتر و پرسنل دفترخانه سلب نموده است.

گذر زمان در مدت اجرای ثبت آنی عدم تحقق منظور نظر قانونگذار از تصویب الکترونیکی نمودن کلیه مراحل ثبت معاملات و نقل و انتقالات ثبت اسناد رسمی و املاک و حذف کاغذ در نقل و انتقالات اسناد و املاک را آشکار نموده .

از زمان اجرای ثبت آنی حذف کاغذ نه تنها تحقق نیافته بلکه مصرف کاغذ در دفاتر اسنادرسمی بعد از اجرائی شدن ثبت الکترونیکی و عمل به مفاد دستورالعمل سه برابر شده که بیان خواهد شد.

جهان جهت حفظ محیط زیست و جلوگیری از بین رفتن درختان و نگهداری طبیعت و نیز سرعت عمل در کارهای اجتماعی و اقتصادی ، فرهنگی جامعه و تقلیل زمان در انجام امور ، استفاده بهینه از تکنولوژیهای پیشرفته بویژه اینترنت را با ایجاد بسترهای مناسب و اصلاح زیر ساختها سرلوحه کارخود قرارداده وکارها و روابط مردم جامعه خود را در تمامی زمینه ها تسهیل نموده اند.

بررسی و مداقه مواد و بند های دستورالعمل بیانگر این موضوع است که صرفا" تنظیم ثبت معاملات و نقل و انتقالات املاک مد نظر قانونگذار بوده و سایر اسناد تنظیمی در دفاتر از جمله انواع اسناد وکالت، تعهد، اقرار، عقود نامعین، قراردادهای خصوصی موضوع ماده 10 قانون مدنی و... که مبین هیچگونه نقل و انتقال املاک نیستند . خروج موضوعی از مواد و بندهای مورد اشاره در دستورالعمل می باشند و تعمیم ثبت آنی به همه اسناد تنظیمی در دفاتر اسناد رسمی وجهه قانونی ندارد .

مراحل تنظیم و ثبت اسناد معاملات و نقل و انتقال دردفاتر اسنادرسمی .

تنظیم اسناد قطعی غیر منقول در دفاتر اسناد مستلزم طی مراحلی است که بطور مختصر برای آگاهی خوانندگان ارجمند بیان می شود .

  1. فعال بودن سیستم پوز POS و واریز حق ثبت و تحریر و ارزش افزوده از طریق این دستگاه و دریافت یک قبض بابت حق تحریر و حق ثبت و قبض دیگر برای واریز مبلغ 50000 ریال بابت تامین بودجه سیستم ثبت آنی سازمان ثبت مندرج در قانون بودجه سال 1393 مجموعا" به طول 50 سانتیمتر

  2. یک برگ4 برای دریافت شماره مرجع و درج آن در سامانه هنگام تایید سند و قبل اخذ شناسه یکتا

  3. چاپ پیش نویس سند بسته به نوع سند از یک برگ تا.... برگ

  4. - چاپ مجدد تغییرات حاصله براساس اصلاح نظر امضاءکنندگان سند و یا غلط تایپی

  5. چاپ نهایی سند حداقل در دو برگ و یا چندین برگ با توجه به نوع سند تنظیمی

  6. ثبت سند در دفتر سر دفتر

  7. چاپ خلاصه معاملات حداقل سه برگ برای ارسال به اداره ثبت، تحویل به خریدار، بایگانی دفترخانه

  8. چاپ و ارسال آمار در دو نسخه با توجه به تعداد اسناد تنظیمی دفترخانه به اداره ثبت مربوطه

  9. چاپ و ارسال آمار اسناد قطعی به اداره دارائی (در دو نسخه)

  10. چاپ و ارسال آمار ماهانه اتومبیل به اداره دارائی حداقل در 6 برگ (وسایط نقلیه موتوری در دو نسخه)

  11. چاپ صورت حساب آمار ماهیانه در دو نسخه حداقل ده برگ برای ارسال به اداره ثبت

  12. واریز فیش 100000 ریالی برای اخذ استعلام ثبتی و دریافت قبض 30 سانتی از دستگاه پوز و نیز چاپ ورق آ 4 برای دریافت شماره مرجع .

  13. چاپ استعلام ارسالی به اداره ثبت .

  14. چاپ پاسخ استعلام ثبت به دفتر .

بدین ترتیب نه تنها اسناد کاغذی و یا استفاده از کاغذ در دفاتر اسناد رسمی کم نشده بلکه بمراتب افزایش یافته و نظر قانون گذران در کاهش اسناد کاغذی به ورطه فراموشی سپرده شده و علت عدم تحقق مفاد مواد قانونی آن است که تمامی فرآیندهای ارائه خدمات مرتبط با ثبت اسناد و املاک باید بصورت الکترونیکی با زیر ساختهای مطمئن و با هماهنگی دقیق ارگانهای ذیربط باید انجام پذیرد تا استفاده از کاغذ و اسناد کاغذی به مرور زمان کاهش یافته و در نهایت حذف شود.

در حال حاضر به لحاظ عدم هماهنگی بین ادارات و سازمانها و ارگانهای ذیربط در الکترونیکی نمودن وظایف محوله ، استعلام از ادارات از جمله دارائی ، راه و شهرسازی ، جهاد کشاورزی و ... توسط دفاتر بصورت کاغذی و پاسخ ادارات نیز با کاغذ و سنتی انجام می شود و استعلام ثبتی علاوه بر استفاده از اینترنت از کاغذ نیز استفاده می شود برای استعلام پس از ارسال داده ها از استعلام ارسالی نسخه ای چاپ شده در سابقه بایگانی می شود و همجنین پاسخ اداره ثبت چاپ شده در پرونده بایگانی می شود . فقط کار و هزینه های دفاتر اسناد چند برابر شده . از روند فعلی حاکم بر عملکرد ادارات چشم انداز راه گشائی برای تحقق قوانین مورد نظر تا انتهای برنامه پنجم توسعه پیش بینی نمی شود .

تعارض دستورالعمل با قوانین موضوعه و بخشنامه های جاری

الف: به موجب ماده 56 قانون ثبت «اسناد باید حرف به حرف از اول تا آخر متن و حاشیه سجل و ظهر ثبت شود» برنامه نویسان ثبت آنی شکل اسناد را جدول بندی نموده و بصورت اشکال هندسی و مربع و مستطیل در آورده اند که خیلی از عبارات و حروف و کلماتی که از سامانه چاپ می شوند در سند نیازی به آنها نیست و آنچه در اوراق چاپ می شود پس از اجرائی شدن ثبت به هیچ وجه با مطالبی که در دفتر ثبت می شوند برابری ندارند و آنچه را که متعاملین یا امضاء کننده و سر دفتر و دفتریار به موجب ماده 18 قانون دفاتر اسناد رسمی در دفتر قید می نمایند «ثبت با سند برابر است» و امضا می نمایند دفتر برابر سند نمی باشد.

ب: در بند 3 ماده 37 قانون مدیریت خدمات کشور تأکید شده که ارائه خدمات به شهروندان به صورت الکترونیکی و مراجعه حضوری مردم به دستگاههای اجرائی برای دریافت خدمت الزاما" باید حذف شود.

ثبت کلیه مراحل ثبت معاملات بنا به تأکید قانونگذار میبایست الکترونیکی می شد که نتیجه آن حذف حضوری مردم به دستگاه اجرائی خواهد بود. ولی چنانچه بیان شد برای نقل و انتقال اموال غیرمنقول معامل بایستی به ادارات دارائی، شهرداری ، سازمان تأمین اجتماعی و... مراجعه و پاسخ استعلامات دفاتر را اخذ و حضوراً به دفترخانه ارائه نمایند و مردم در ادارات مذکور نیز به دوایر متعددی حضوراً مراجعه می کنند.

استعلام ثبتی که توسط اینترنت از دفاتر اسنادرسمی به ادارات ثبت مربوطه ارسال می شود.عملاً در بیش از نصف پاسخ استعلامات حضور مالک را در اداره ثبت مربوطه به همراه کپی برابر اصل اسناد مالکیت، کپی کارت ملی، شناسنامه، سند دفترخانه، و نامه به روز دفترخانه خواستار می شوند و از زمان تصویب قانون تاکنون خواسته های قانونگذار تحقق نیافته و روند حاضر نیز در مسیری نیست که حذف حضوری مردم در دستگاههای اجرائی به سرمنزل مقصود برساند.

ج: برنامه نویسی ثبت آنی به گونه ایی است که اصل آزادی اراده متعاملین و سر دفتر را سلب نموده و با سوالهای مختصر در کادرها و جداول مربوطه مانند کلماتی چون دارد ، ندارد ارزیابی سردفتر را در تطبیق مدلول سند با قوانین و مقررات موضوعه و همچنین نظم عمومی، اخلاق حسنه که در ماده 30 قانون دفاتر اسنادرسمی تکلیف دفترخانه است را بسیار محدود نموده و سردفتر اجباراً تسلیم خواسته های فرم های از پیش تعیین شده برنامه می شود و مجبور است برای ورود و ذخیره هر یک از اطلاعات مدام اطلاعات و داده ها را آپلود نماید و زمان بر و خسته کننده و انژی بر بوده و در عمل ثبت آنی اسم بی مسمایی است.

د: پس از طی طریق ثبت اطلاعات و تأیید نهایی سند چنانچه اشتباهی در سند رخ داده باشد و به لحاظ فونت ریز برنامه اشتباهات کاربران در بررسی (چک کردن) شماره و تاریخ اسناد ناگزیر است .

اشتباهات عدیده پیش آمده در طول اجرای برنامه مبین این مطلب است .

در ثبت آنی پیش بینی لازم جهت اصلاح عبارتی موضوع بند 69 مجموعه بخشنامه های ثبتی در اسناد تنظیمی لحاظ نشده و برای اصلاح یک موضوع (بدون تغییر در ماهیت و ارکان اصلی سند ) باید مجدداً مسیر تنظیم سند از اول تکرار و طی شود .

در تبصره ماده 2 دستورالعمل بیان شده « پس از اخذ شناسه یکتای سند امکان ویرایش مندرجات سند در سامانه و جود نخواهد داشت و درج هر گونه اصلاحات و توضیحات فراتر از مطالب مندرج در سامانه در نسخ نهائی سند در دفتر ممنوع است . »

یکی از ضعف های عمده سیستم ثبت آنی همین تبصره می باشد چنانچه شماره سندی اشتباه وارد شده و تأیید نهایی شده باشد امکان اصلاح کلاً منتفی است. وموضوع باید به اداره ثبت گزارش شده اوراق سند و ثبت دفتر باید توسط بازرسی ادارات کل بازرسی شده و به سازمان ثبت گزارش شود تا طریق واحد انفورماتیک سامانه سازمان ثبت اجازه اصلاح شماره سند حداقل در مدتی که کمتر از یک ماه نخواهد بود صادر شود . واین مستلزم هزینه و صرف و اتلاف زمانی کاری بیشتری است . ولی رفع این نوع اشتباهات قبل از اجرای دستورالعمل در عرض چند ثانیه انجام می شد .

ه : به موجب ماده 24 قانون دفاتر اسناد رسمی « سردفتران و دفتریاران می توانند از مرخصی و معذوریت استفاده نمایند .» در قبل از اجرای ثبت آنی اغلب تحویل و تحول بین جانشین و سردفتر اصیل با تنظیم صورتجلسه در دفتر انجام می شد . ولی اکنون برای تنظیم و اخذ شناسه و رمز تصدیق سردفتر نیاز به فعال بودن توکن است که پس از اتمام مرخصی و تحویل و تحول چند روز برای فعال شدن توکن وقت صرف می شود و در مدت فترت حق سردفتر زایل شده و دفتر عملا" تعطیل می شود .

و : طبق ماده یک قانون تسهیل تنظیم اسناد « دفاتر اسناد رسمي موظفند با رعايت بند‌هاي زير پس از دريافت دلايل مالكيت و پاسخ استعلام از اداره ثبت محل به منظور تطبيق سند با دفتر املاك و اعلام وضعيت ثبتي (حسب مورد) و عدم بازداشت نسبت به تنظيم سند رسمي انتقال عين اراضي و املاك اقدام نمايند:»

طبق ماده فوق دفاتر اسناد رسمی برای تنظیم اسناد انتقال عین اراضی و املاک موظف به اخذ پاسخ استعلام از ادارات ثبت مربوطه هستند و ادارات ثبت موظف به ارسال پاسخ می باشند . ودفاتر اسناد پس از تنظیم اسناد خلاصه مربوطه را به ادارات ثبت ارسال میکنند . ودر اجرای بندهای 298 و 299 مجموعه بخشنامه های ثبتی ادارات ثبت موظف به ثبت خلاصه معاملات در دفاتر املاک هستند .

آنچه که مسلم است وظایف دفاتر اسناد در همین حد که قانون معین کرده می باشد و سردفتر باید به دفتر املاک جهت دریافت دلایل مالکیت و اطمینان از عدم بازداشت ملک مورد معامله ، در ثبت آنی به این موضوع توجهی نشده .

ظ : در اصل 56 قانون اساسی« انسان را بر سرنوشت اجتماعی خویش حاکم است . هیچ کس نمی تواند این حق الهی را از انسان سلب کند یا در خدمت مناقع فرد یا گروهی خاص قرار دهد .»

از اصل فوق در امور اداری از اصل عدم تمرکز استفاده شده و در اکثر کشورهای جهان برای اتخاذ تصمیمات صحیح در تمامی امور اقتصادی ، اجتماعی ، فرهنگی و ... از اصل عدم تمرکز و واگذاری امور به مجریان استفاده می شود . و دولت ها در امور کلان جامعه دخالت و هدایت گر هستند .

دستور العمل مورد بحث و ثبت آنی با قوانین و مقررات عدم تمرکز و نیز با مقررات حاکم بر اتحادیه جهانی سردفتران در تعارض است . در کشورهای عضو اتحادیه دولتها از دخالت در بخش تنظیم استناد بر حذر شده اند . و در صدور دستورالعمل (ثبت ) آنی به این موضوع توجه ای نشده است .

پیشنهادات

  1. همچنانکه در بند ج ماده 12 قانون ارتقاء سلامت نظام اداری ... بیان شده پایگاه اطلاعاتی مشترک بین دفاتر اسناد رسمی و سازمان ثبت ایجاد شده . چون طبق ماده 23 قانون دفاتر اسناد رسمی سردفتر ، مسئول کلیه امور دفترخانه است .

    لذا پیشنهاد میشود که پایگاه مشترک در کانون سردفتران و دفتریاران مستقر شده و همه پایگاه ها اطلاعات را آنی در اختیار کانون قرار دهند .

  2. تنظیم اسناد به روال قبل از اجرای ثبت آنی ادامه یابد ولی دفاتر اسناد رسمی موظف باشند در آخر وقت اداری آمار اسناد تنظیمی را به پایگاه سازمان ثبت ارسال نمایند .

  3. طبق مواد قانونی مورد اشاره در دستورالعمل مورد نظر مقنن اسناد تنظیمی املاک بوده لذا سایر اسناد تنظیمی در دقاتر اسناد رسمی که چندین برابر اسناد املاک است از دستورالعمل خارج گردند . تا ضمن کاهش بار سرورهای سازمان، اسناد مراجعان دفاتر با سرعت انجام شود .

  4. تا رفع کامل مشکلات زیر ساختهای سیستم و به خدمت گرفتن تمامی امکانات در اختیار سارمان ثبت از شرکت مخابرات برای ارتقای پهنای باند اینترنت ، ارتقای اینترانت سازمان ( وی پی ان ) vpn به نحوی که قطع نشود ،دریافت اطلاعاتی آنی از سازمان ثبت احوال ، انعقاد قرارداد با چند بانک جهت وصل جند سامانه پوز از بانک های مختلف و قطع ارتباط با بانک ملی و .. ثبت آنی برای مدتی متوقف شود .



جکیده : موضوع مقاله به بررسی دستوالعمل نحوه استفاده دفاتر اسناد رسمی از سامانه ثبت الکترونیک بوده و پس از مقدمه استفاده جوامع از کامپیوتر در امور زندگی و استفاده دولت ها در روابط اداری و تصویب قوانین متعدد در خصوص الکترونیک کردن خدمات کشوری و تکالیف و وظایف دفاتر اسناد رسمی در اجرای دستورالعمل مورد بحث و بررسی قرار گرفته و با بررسی بعمل آمده بیان شده که نحوه عمل سازمان فراتر از نظر قانونگذار درمواد و بند های مورد اشاره بوده و سازمان ثبت به جای ایجاد پایگاه مشترک بین کانون سردفتران و سازمان پایگاه اختصاصی ایجاد نموده و انحصارا" سرور اصلی را دراختیار دارد .

در بخش دیگر مراحل تنظیم و ثبت اسناد و معضلات واریز وجه از طیق پوز ، پیش پرینت ،اخذ شناسه یکتا ، رمز تصدیق و مراحلی که از کاغذ استفاده می شود و مراحل سنتی انجام استعلامات اداری و ثبت سند در دفاتر سردفتر که بر خلاف نظر مقنن برای حذف کاغذ در تنظیم اسناد میباشد بحث شده .

در بخشی نیز تعارض دستورالعمل با قوانین موضوعه و بخشنامه های ثبتی از جمله ماده 56 قانون ثبت و مواد 18 و 24 و30 قانون دفاتر اسناد رسمی و ماده یک قانون تسهیل و برخی از بند های مجموعه بخشنامه های ثبتی مورد بحث قرار گرفته .

واژه های کلیدی

ثبت آنی ، وی پی ان ، پوز ، سامانه ثبت الکترونیک ، قانون برنامه پنجم توسعه ، خدمات دولت الکترونیک .

محمود محمدزاده عضو تحریریه ماهنامه سردفتر 495 تهران

 
ایمن شده توسط وب سایت عرش هاست